Hur du bokar en konferens

Ska ni ha en konferens med jobbet? Är det din uppgift att anordna den? Ta det lugnt bara, det är ingen fara om du bara tänker till lite i förhand. Det handlar om att ha en bra planering så löser sig det mesta utan större problem. Här presenteras i samarbete med Zmarta en guide till hur du går tillväga.

• Tänk igenom vad konferensen ska handla om
Vad ska avhandlas och vilka ska göra det? Behövs det några gästföreläsare? Hur många deltagare ska det vara? Hur lång ska konferensen vara? Kommer det att behöva fixas övernattningsmöjligheter? Behövs det anpassning till funktionsvariationer?
Bestäm ett preliminärt datum, längden på konferensen i dagar och hur många deltagare du räknar med. Kontakta intressanta personer som skulle kunna hålla en gästföreläsning.

• Var ska konferensen vara?
Detta beror givetvis på hur många deltagare som kommer samt hur länge konferensen varar. Är det tänkt att det ska vara mer än en dag är övernattning ett måste, och då kan du kontakta olika konferensanläggningar för att se vad de har att erbjuda. Prata med dem om tillgänglighet för datumet du funderar över och vilka fördelar de har. Vill du att det ska finnas catering? Kanske en spaavdelning för deltagarna att slappna av i efteråt eller kanske en bar för att knyta kontakter över ett enkelt glas vin på kvällen? Välj en anläggning som har tid det datumet du vill, som har de kvalifikationer du behöver och som ligger på rätt plats och har en rimligt pris. Fundera även på om det ska finnas några andra aktiviteter som någon form av teambuilding, och vad det i så fall ska vara. Titta efter platser som kan kombinera både aktiviteter och konferensmöjligheter på bästa sätt för just din konferens.

• Bjud in folket
Skicka nu ut inbjudningarna när lokalen är bokad och ämnet är satt. Se även till att de frågor som ska avhandlas under konferensen finns med i utskicket så att deltagarna har en möjlighet att förbereda sina presentationer eller föredrag. Här är också viktigt att ta reda på deltagarnas allergier, specialkost och eventuella åkommor som kan vara bra att känna till, exempelvis epilepsi. Allergier och specialkost skickar du sedan vidare till dem som ska ha hand om maten så att de vet så tidigt som möjligt hur det ska förberedas. Tänk också på att gästföreläsare ifrån andra länder än Sverige kan ha olika matvanor och mattider, vilket du får försöka pussla ihop så att det blir en kompromiss som passar de flesta. I en del länder äts det ganska sent på kvällen, så lägg inte middagen allt för tidigt.
Är det en mindre konferens kan du även utse några uppgifter till deltagarna som de ska ansvara över, exempelvis pausunderhållning eller någon slags aktivitet för att lära känna varandra. Var inte rädd för att använda dig av deltagarna. Konferensdeltagarna behöver också veta vad de ska ha med sig. Behövs det eget tält, sovsäck och gummistövlar eller kan de räkna med en kontinentalsäng och hotellfrukost på morgonen efter?

• Kontrollera utrustningen
Att dubbelchecka allt är receptet för framgång, och det gäller konferenser också. Titta över all utrustning som kan behövas, både det du ska ha med dig och det som finns på anläggningen. Fungerar allt som det ska? Finns det tekniskt folk som kan koppla ihop det åt dig om du inte kan själv? Tänk på att det kan behövas mikrofoner, högtalare, bildskärmar eller projektorer, whiteboards, pennor, papper, annat förberett material som ska lämnas ut och liknande. Finns allting i tillräcklig upplaga eller mängd? Kolla även av med föreläsare, underhållare och transportörer att allt är som det ska. Är bussen verkligen beställd?
Förbered också sjukvårdsväskan. Det är alltid bra att ha lite extra plåster, bandage och värktabletter. Anläggningen kanske dessutom har viss sjukvårdsutrustning, kolla av var den eventuella hjärtstartaren finns och skriv gärna upp nummer som kan vara bra att ha. Taxi, tandläkare, närmaste sjukhus, bärgare, numret till receptionen etc. Gör en kontaktlista som delas ut till deltagarna så att alla vet vad som gäller. Där kan du även skriva om några speciella regler gäller angående allergier, specialkost eller annat.

• Sist men inte minst, gå igenom konferensens dagordning igen och fundera på om allt viktigt är med och om det har smugit sig med något oviktigt på schemat. Stryk oviktiga saker som bara tar onödig tid.
När deltagarna kommer, var glad och vänlig och när alla kommit och samlas, låt anläggningens personal presentera sig och visa runt gästerna.

Planera väl och konferensen blir en succé. Lycka till!